Lessons Learned (#87)


One of the practices that I consider has the greatest relevance within a business is to have documented those great lessons learned from those things that made a difference at some point, either positively or negatively.

In some cases, the lessons learned we tell you things like: best practices, show me the way and not just the result, and how you achieved certain results.

These lessons can be documented in different ways, and here are some ideas:

  • Minutes of meetings that accompany the documentation of a relevant situation or decision. In general, these meetings are documented since they probably generated a decision or transaction with an economic impact (a certain purchase, the exit of a supplier, the change of a headquarters, the exit or entry to a market, among others).

  • If they are relevant events associated with a project, a database must be available (even a shared file in the cloud or a formal database) where these lessons are recorded as a result of closing meetings or project delivery.

  • Formal documents in the file of an employee or supplier that serve as a reference for future consultations, it was probably an action that generated some economic impact. If it is a supplier, they should also have a formal process to inactivate it from the company's administrative system and that this is also available in the file of the said supplier.

Finally, these are just some ideas, the important thing about all this is that you can avoid falling back into the same mistake that at some point in the past generated a negative impact on you, or that you can repeat those things that did have a positive impact.

Companies are made up of people and usually, people forget what is most relevant, and it is the documentation that will support people.

Creating the culture of documenting the relevant things of the company is really the real challenge.

Español:


Una de las prácticas que considero tiene mayor relevancia dentro de un negocio es tener documentadas esas grandes lecciones aprendidas de aquellas cosas que marcaron la diferencia en algún momento determinado, bien sea en forma positiva o en forma negativa.

En algunos casos las lecciones aprendidas le decimos cosas como: mejores prácticas, muéstrame el camino y no solo el resultado, y cómo lo lograste determinados resultados.

Estas lecciones las puedes documentar de diferentes formas, y aquí te doy algunas ideas:

  • Minutas de reuniones que acompañan la documentación de una situación o decisión relevante. Por lo general, estas reuniones son documentadas dado que probablemente generaron alguna decisión o transacción con un impacto económico (una compra determinada, la salida de un proveedor, el cambio de una sede, la salida o entrada a un mercado, entre otras).

  • Si son hechos relevantes asociados a un proyecto se debe contar con una base de datos (aun archivo compartido en la nube o una base de datos formal) donde queden registradas estás lecciones producto de reuniones de cierre o entrega de proyectos.

  • Documentos formales en el expediente de un empleado o proveedor que sirva de referencia para futuras consultas, probablemente fue una acción que generó algún impacto económico. Si es un proveedor además deberían contar con un proceso formal para inactivarlo del sistema administrativo de la empresa y que esto además esté disponible en el expediente de dicho proveedor.

Finalmente, estas son solo algunas ideas lo importante de todo esto es que puedas evitar volver a caer en el mismo error que en algún momento en el pasado te generó un impacto negativo, o que puedas repetir aquellas cosas que si tuvieron un impacto positivo.

Las empresas están constituidas por personas y por lo general las personas olvidan lo más relevante, y es la documentación quien apoyará a las personas.

Crear la cultura de documentar las cosas relevantes de la empresa es realmente el verdadero reto.

Karina Carrero

The Company Doctor

@thecompanydoctor

  • Instagram - Negro Círculo

Costa del Este, Panama City, Panama

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